Usługi z zakresu finansów

Faktura VAT i faktura pro forma to nie to samo

Więcej szczegółów o tym, co oznacza faktura proforma uzyskasz tu.

Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale również i większość osób dokonujących zakupów online, mieli choć raz styczność z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.

Czy faktura proforma jest ostateczna?

W języku łacińskim pro forma znaczy „prowizorycznie”, dlatego raz za razem spotykamy się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się natomiast zostawić ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dokument handlowy, który rodzajem propozycji danej oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi ani nabycia towaru, zatem w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie wywołuje następstw w zakresie podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, dlatego że mówi o sprzedaży lub usłudze, która jeszcze nie jest wykonana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą nadal być zmodyfikowane.

Jak wygląda i kiedy można wystawić fakturę proforma?

Faktura proforma posiada te same elementy oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:

  • miejsce i datę,
  • dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
  • nazwę usług lub towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
  • informacja o kwocie naliczonych zniżek,
  • stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie prognozowanej daty doręczenia towaru lub realizacji usługi.

Aby bez trudności można było odróżnić ten dokument od ostatecznej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Powinno się również pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w przypadku, kiedy kontrahent wpłaci już przedpłatę czy też zapłaci w całości za przedmiot transakcji.